Cara, mesmo você sofrendo com o processo administrativo e com essa demora, o seu nome não pode constar em nenhum arquivo que o defina como contrabandista, vendedor de armas ou algo parecido. O seu nome somente poderá aparecer no sistema, caso você fosse condenado, com sentença transitada em julgado. A miúde, isso jamais irá acontecer com você, pois somente seria possível se este caso chegasse na Justiça e tivesse que ser julgado por uma autoridade judiciária competente, ou seja, o juiz.
No seu caso, mesmo com a demora e a dor de cabeça, não deixe de resolver e demonstrar quem realmente você é.
Aconselho você procurar o seu advogado e relatar que o seu nome consta neste arquivo. Ele poderá ajudar a retirar o seu nome com medidas jurídicas próprias, as quais resguardam o seu nome do ridículo e de "arquivos deste tipo" .
Também observe que tanto no desenrolar da questão, como depois, seu nome não deve estar presente no arquivo. Isso é direito seu .
Qualquer dúvida estamos ai.
Fica com DEUS